El reciente caso de sanción al Oficial de Cumplimiento de una conocida empresa textil en Colombia, emitida por la Superintendencia de Sociedades, marca un hito significativo en la historia regulatoria colombiana. Por primera vez, un Oficial de Cumplimiento es directamente sancionado por incumplir sus deberes, destacando la importancia de este rol dentro del sistema de cumplimiento empresarial.
El pasado 12 de septiembre de 2024, la Superintendencia de Sociedades emitió la Resolución 240-018309, que impuso una multa económica al Oficial de Cumplimiento por un monto de 6 millones de pesos. Esta decisión se produjo tras identificar graves fallas en el cumplimiento de las responsabilidades asignadas al Oficial, según lo establecido en el Capítulo X de la Circular Básica Jurídica.
Principales fallas detectadas
1. Ausencia de un sistema efectivo para la identificación, medición, control y monitoreo del riesgo LA/FT/FPADM:
- No se identificaron ni segmentaron los factores de riesgo propios de la sociedad.
- No se establecieron metodologías adecuadas para medir la probabilidad de ocurrencia y la exposición al riesgo.
- La empresa no implementó controles efectivos para mitigar el riesgo inherente detectado.
- No se realizó un seguimiento continuo para garantizar la detección y corrección de deficiencias.
2. Falta de Coordinación en la Capacitación Interna
El Oficial de Cumplimiento incumplió con su obligación de coordinar programas internos de capacitación para empleados, administradores y contratistas sobre los riesgos de lavado de activos y financiación del terrorismo.
Según la Superintendencia: “el formulario presentado no constituye una capacitación adecuada en materia de SAGRILAFT, ya que se limita a incluir una única pregunta, lo que resulta insuficiente para abordar de manera integral los elementos esenciales sobre los cuales los empleados de la compañía deben ser instruidos”.
3. Debilidades en los Procesos de Debida Diligencia
- Los procedimientos implementados para la Debida Diligencia y Debida Diligencia Intensificada eran insuficientes.
- No se garantizó un enfoque basado en riesgos que incluyera a todos los grupos de interés relevantes.
- No se realizó una evaluación exhaustiva de las señales de alerta.
4. Dependencia Excesiva en Tercerización
El Oficial de Cumplimiento dependía de la firma externa COSINTE LTDA para desarrollar actividades críticas, como la elaboración de la matriz de riesgos. Sin embargo, la Superintendencia determinó que esta práctica no garantizó el cumplimiento adecuado de las responsabilidades del cargo.
- La matriz elaborada por la empresa tercerizada no estaba adaptada a los factores de riesgo propios de la empresa obligada, pues el oficial de cumplimiento solo enviaba informes semanales a la consultora, para que esta actualizara la matriz de riesgos.
- Los procedimientos externos no representaban adecuadamente las operaciones internas ni cumplían con los requisitos de ley
- El Oficial de Cumplimiento enviaba información semanal a la empresa tercerizada, pero no supervisaba que los resultados fueran eficaces ni personalizados para los riesgos de la sociedad.
Implicaciones de la Decisión
Esta sanción sienta un precedente importante al responsabilizar directamente al Oficial de Cumplimiento por fallas en la gestión del sistema de cumplimiento. Entre las implicaciones destacan:
- Mayor escrutinio sobre los Oficiales de Cumplimiento: La decisión subraya la necesidad de que quienes ocupen este cargo tengan el conocimiento y las herramientas necesarias para garantizar el cumplimiento normativo.
- Impacto reputacional: Además de la multa, esta sanción afecta la confianza en los sistemas de cumplimiento empresarial.
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